na podstawie § 2 pkt 2 i § 4 Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola nr OR-I.0050.631.2020 z dnia 30.12.2020r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości niższej od wartości zamówień objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Opola

zwracam się z zapytaniem ofertowym o cenę niżej wymienionej usługi:

Zamawiający: Miasto Opole

Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa

Przedmiot zamówienia: Założenie i utrzymanie mobilnych łąk kwietnych – etap III

Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy do 31.12.2022 r., w tym założenie mobilnych łąk kwietnych w terminie 21 dni od podpisania umowy.

Istotne warunki zamówienia:

I. Zadanie obejmuje założenie i utrzymanie mobilnych łąk kwietnych na terenach miejskich
w Opolu, w tym:

- wykonanie 16 sztuk drewnianych donic wraz z nasadzeniem w nich roślin
oraz wykonanie 4 szt. siedzisk, zgodnie z wytycznymi koncepcyjno-technicznymi stanowiącymi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;

- dostarczenie i ustawienie donic i siedzisk na terenie działki nr 69, a.m. 49, obręb Opole, zgodnie z projektem i dokładną lokalizacją określoną w Załączniku nr 1,

- utrzymanie i pielęgnację wykonanych łąk kwietnych w okresie wegetacyjnym, od momentu ich założenia, w tym: podlewanie, plewienie, nawożenie, przycinanie, wymianę roślin obumarłych, wykonywanie oprysku, dosadzanie roślin skradzionych itd. (przez cały okres trwania umowy)

- przechowywanie mobilnych łąk kwietnych lub odpowiednie zabezpieczenie roślin i donic w okresie pozawegetacyjnym (listopad-grudzień), w sposób gwarantujący zachowanie ich żywotności;

- przestawianie i transport łąk kwietnych na zlecenie Zamawiającego (w obrębie granic administracyjnych miasta Opola) – maksymalny dystans w skali roku – do 100 km.

II. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania donic wraz z nasadzeniem roślin i wykonania siedzisk oraz ich dostarczenia i ustawienia zgodnie z projektem, w terminie 21 dni od dnia podpisania umowy;

III. Nasadzony materiał roślinny musi spełniać wymagania i parametry określone w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Dopuszcza się zmianę parametrów materiału roślinnego
po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.

IV. Zamawiający dopuszcza zmianę 10% składu gatunkowego przewidzianych w projekcie roślin, w przypadku braku ich dostępności, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.

V. Po dostarczeniu donic Zamawiający dokona ich odbioru oraz nasadzonych roślin pod kątem zgodności wykonania z wytycznymi określonymi w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oraz ilości i jakości nasadzonych roślin.

VI. Podczas odbioru rośliny muszą być w pełni żywotne, bez oznak chorobowych i śladów bytowania szkodników, a donice muszą spełniać wytyczne techniczne, określone
w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

VII. Po zakończeniu odbioru zostanie sporządzony protokół, który zostanie podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego oraz Wykonawcy i będzie stanowił podstawę do zapłaty za wykonanie donic i nasadzeń (założenie mobilnych łąk kwietnych).

VIII. Przez okres obowiązywania umowy (tj. do 31.12.2022 r.) Wykonawca zobowiązany
jest do nadzoru i właściwej pielęgnacji nasadzeń w tym: podlewania, plewienia, nawożenia, przycinania, wymiany roślin obumarłych, wykonywania oprysku, dosadzania roślin skradzionych itd., celem zachowania właściwego wyglądu mobilnych łąk kwietnych i zapewnienie estetyki. W razie konieczności Wykonawca zobowiązany jest do oczyszczania donic ze śmieci oraz konserwacji i naprawy donic. Wszelkie prace pielęgnacyjne muszą być wykonywane na bieżąco z należytą starannością, dla zachowania właściwego wyglądu donic i kompozycji roślinnej.

IX. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia Wykonawcy dodatkowych prac pielęgnacyjnych, w ramach kwoty oferty złożonej przez Zamawiającego.

X. Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania mobilnych łąk kwietnych lub odpowiedniego zabezpieczenia roślin i donic w okresie pozawegetacyjnym (listopad-grudzień), w sposób gwarantujący zachowanie ich żywotności

XI. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z utrzymaniem i pielęgnacją roślin lub nieodpowiednim zabezpieczeniem roślin w okresie pozawegetacyjnym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do natychmiastowego podjęcia prac.

XII. Przez okres trwania umowy, Zamawiający z końcem każdego miesiąca, będzie dokonywać odbioru utrzymania i pielęgnacji nasadzeń, z których będą spisywane protokoły częściowe odbioru, podpisane przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Pod koniec obowiązywania umowy, na podstawie protokołów częściowych, zostanie spisany protokół końcowy, który będzie obejmować cały zakres czynności zleconych w danym roku Zamawiającemu i który będzie podstawą do zapłaty faktur za utrzymanie mobilnych łąk kwietnych.

XIII. W przypadku planowanej imprezy na terenie, gdzie ustawione są donice, Wykonawca
na zlecenie Zamawiającego jest zobowiązany do przesunięcia lub przetransportowania donic w inne miejsce, wskazane przez Zamawiającego lub w miejsce ich przechowywania oraz do ustawienia ich w pierwotne miejsce po jej zakończeniu.

XIV. Od zgłoszenia Zamawiającego o konieczności przestawienia lub przetransportowania mobilnych donic, Wykonawca ma obowiązek przystąpienia do wykonywania prac związanych z ich relokacją w ciągu maksymalnie 3 godzin. Przesunięcie donic w wyznaczone przez Zamawiającego miejsce musi zostać zakończone w ciągu 48 godzin od zgłoszenia Zamawiającego.

XV. Wykonawca zobowiązany jest do przesunięcia i transportu donic własnym sprzętem
oraz w ramach kwoty określonej w ofercie.

XVI. Z końcem okresu obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest do przekazania donic wraz z nasadzonymi w nich roślinami jako środek trwały, będący na stanie Miasta Opola.

XVII. Kryterium oceny ofert: cena brutto – 100 %.

XVIII. W ofercie należy podać cenę brutto zadania łącznie (cena netto + podatek VAT)
za wykonanie całego przedmiotu zapytania oraz kwoty przewidziane na poszczególne transze ujęte w „Formularzu ofertowym” (Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania). Z nadesłanych ofert zastanie wybrana oferta najkorzystniejsza, spełniająca warunki zapytania oraz zawierająca stosowne oświadczenia.

XIX. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena powinna obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia, w tym również wszelkie koszty towarzyszące zadaniu, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.

XX. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał doświadczenie w sadzeniu i pielęgnacji roślin, a także posiadał sprzęt techniczny i transportowy umożliwiający przewożenie mobilnych łąk kwietnych oraz zapewnione miejsce ich przechowywania podczas imprez oraz w okresie pozawegetacyjnym. Dodatkowo Zamawiający wymaga, aby w razie konieczności przestawienia lub transportu łąk Wykonawca przystąpił do wykonania zlecenia w ciągu maksymalnie 3 godzin od jego przekazania. Stosowne oświadczenia należy złożyć w „Formularzu Ofertowym” stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania stosownych referencji na każdym etapie postępowania.

XXI. Płatność za wykonanie usługi zostanie podzielona na 2 transze, z czego: I transza zostanie wypłacona po wykonaniu odbioru donic i nasadzeń, II transza zostanie wypłacona ryczałtem na koniec obowiązywania umowy, za utrzymanie mobilnych łąk kwietnych. Wysokość poszczególnych transz zostanie ustalona z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty.

XXII. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia faktury w ciągu 7 dniu od daty zakończenia odbioru donic i nasadzeń, a następnie w terminie do 15 grudniaza utrzymanie mobilnych łąk kwietnych.

XXIII. Wynagrodzenie zostanie zapłacone przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy,
w terminie nieprzekraczającym 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury wraz z zatwierdzonym końcowym protokołem odbioru zadania.

XXIV. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

XXV. Zapytanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione na każdym etapie postępowania, bez możliwości żądania odszkodowania przez Wykonawcę, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lubwykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

XXVI. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli na platformie nie załączono formularza oferty.

XXVII. Pytania można zadawać jedynie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

XXVIII. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

I. Osobami do kontaktu w przedmiotowym postepowaniu są: P. Aleksandra Świerkosz
tel. 77 54 17 509 , mail: aleksandra.swierkosz@um.opole.pl i P. Łukasz Krzemiński
tel. 77 54 17 509, mail: lukasz.krzeminski@um.opole.pl

Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić za pomocą szablonu platformy zakupowej miasta Opola oraz dołączyć wymagany „Formularz ofertowy” Załącznik nr 2

Miejsce i termin złożenia ofert: Ofertę należy złożyć do dnia 28.03.2022 r. do godziny 10⁰⁰
na platformie LOGINTRADE.