OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
i zagranicznym dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Opolu w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 z późn. zm.),

w zakresie:

1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o wadze do 2000 g oraz paczek opłacanych za pomocą opłaty z dołu,

2) doręczania zwrotów przesyłek listowych i paczek, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, oraz doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu lub wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

2. Przez poszczególne rodzaje przesyłek będących przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki:

1) ekonomiczne - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

2) priorytetowe - przesyłki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

3) rejestrowane - przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania, w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

4) ZPO - przesyłki rejestrowane doręczone za pokwitowaniem odbioru, w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

5) gabaryt A - to przesyłki listowe o wymiarach: minimalne wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksymalne wymiary nie mogą przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm oraz paczki o wymiarach: minimalne wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm a maksymalne wymiary nie mogą przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,

6) gabaryt B - to przesyłki listowe o wymiarach: minimalnym, z których choć jeden
z wymiarów przekracza wysokość 20 mm, długość 325 mm lub szerokość 230 mm i maksymalnym, to jest takim gdzie suma długości, szerokości i wysokości wynosi 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm oraz paczki o wymiarach oraz paczki o wymiarach: minimalnych – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm i maksymalnych – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

7) Przez paczki pocztowe rozumie się paczki:

a) ekonomiczne - paczki nie będące paczkami najszybszej kategorii,

b) priorytetowe - paczki najszybszej kategorii,

3.Przy realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do stosowania następujących aktów prawnych:

1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 z późn. zm.),

2) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.474 z późn. zm.);

3) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz.U. z 2020 r. , poz. 1026 z późn. zm.);

4) Kodeksie postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.);

5) międzynarodowych przepisów pocztowych;

6) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem zamówienia.

4. Wykonawca musi umożliwić nadanie we wskazanych placówkach pocztowych (minimum jedna) przesyłek wraz z ich rejestrem dostarczanych samodzielnie przez Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. Wskazana placówka lub placówki pocztowe muszą się znajdować na terenie śródmieścia miasta Opola, w odległości (obliczonej w linii prostej) nie większej niż 3 kilometry od budynku siedziby Zamawiającego położonego przy ul. Armii Krajowej 36 w Opolu. Placówka pocztowa powinna umożliwić obsługę pracowników Zamawiającego w pomieszczeniu znajdującym się wewnątrz budynku i winna być oznakowana szyldem ( logo) Wykonawcy i wyposażona w telefon.

Ponadto placówka pocztowa Wykonawcy powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych.

5. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru)

i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpłatnych formularzy „potwierdzeń odbioru”.

Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego w Opolu ul. Armii Krajowej 36 pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru (ZPO) niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 30 dni roboczych od dnia jej doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy postąpi zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013r., poz. 267 z późn. zm.).

6. Zamawiający wymaga aby Wykonawca świadczący usługi pocztowe był operatorem wyznaczony do pełnienia powszechnych usług pocztowychbądź też nakłada na niego obowiązek nadawania przesyłek w tym samym dniu u operatora wyznaczonego do pełnienia powszechnych usług pocztowych.

7. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek spełniających wymogi procedury Kodeksu postępowania administracyjnego i Kodeksu postępowania cywilnego, w przypadku realizacji przesyłek w tym trybie Zamawiający będzie korzystał z własnych druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych.

8.Wykonawca zapewni dostarczanie przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami.

9.Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek
w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia.

Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.

10.Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki oraz umieszczania dodatkowych informacji na kopertach przesyłek nadawanych przez Zamawiającego.

11.Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania z naniesionymi kodami kreskowymi dostarczonymi nieodpłatnie przez Wykonawcę oraz zestawienia ilościowego. W przypadku przesyłek rejestrowanych książka nadawcza będzie sporządzana w uzgodnionej z Wykonawcą formie, w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego i dołączana do nadawanych przesyłek.

12.W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego.

13.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia jej nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.

14.Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisyustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny

15.Ilości poszczególnych rodzajów przesyłek opisanych w Formularzu Ofertowym załączonym do SWZ są ilościami szacunkowymi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian ilości poszczególnych rodzajów przesyłek, przy zachowaniu cen jednostkowych podanych w ofercie Wykonawcy.

16. Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć ilości zrealizowanych przesyłek w związku, z czym nie daje gwarancji wykorzystania 100% wartości umowy. Ostateczna wartość umowy będzie wynikać z rzeczywistych zleconych i zrealizowanych usług. Ze względu na wyjątkową sytuację związaną z pandemią Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby przesyłek lub całkowity brak przesyłek.Minimalna ilość jaką Zamawiający jest zobowiązany zakupić od Wykonawcy stanowić będzie min. 60 %.

17. W przypadku ograniczenia funkcjonowania lub zamknięcia placówki z powodów niezależnych od Zamawiającego, minimalna ilość jaką Zamawiający jest zobowiązany zakupić od Dostawcy stanowić będzie min. 30%.

18.W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek innego rodzaju niż określone
w Formularzu Ofertowym załączonym do SWZ podstawą rozliczeń będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek, cenniku opłat za usługi świadczone przez Wykonawcę.

19. Wykonawca będzie odbierał przesyłki pocztowe z siedziby Zamawiającego w Opolu przy ul. Armii Krajowej 36 pokój nr 13, trzy razy w tygodniu, t.j.: poniedziałek, środę i piątek w godzinach od 13:30 do 15:00.