Opole,
dnia 22.10.2025 r.

ZAPYTANIE

OFERTOWE

postępowanie
regulaminowe

Dotyczy sukcesywnych
dostaw produktów spożywczych w ramach zamówienia do 130 000 zł, realizowanego
poza ustawą Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z
dnia z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U.
z 2023 r. poz. 1320 z późn. zm.)

1. Zamawiający

Zespół
Szkolno-Przedszkolny nr 2 w Opolu

45-558 Opole

ul. Zofii Nałkowskiej
16

tel.774542867 /
573559558

email:
sekretariat@zsp2opole.pl

2. Opis przedmiotu
zamówienia:

1) Nazwa
zamówienia: „Sukcesywne dostawy artykułów spożywczych na potrzeby
przygotowywania posiłków w Zespole Szkolno – Przedszkolnym nr 2 w Opolu”.

2) Pakiet podstawowy -
artykuły spożywcze.

3) Opis przedmiotu
zamówienia zawierający wykaz rzeczowo-ilościowy zawarty został w załączniku nr 1 do
niniejszego zapytania.

4) Proszę o składanie
ofert kompletnych – wszystkie wymienione produkty z uwzględnieniem elastycznych
dostaw.

5) Wspólny Słownik
Zamówień CPV:15800000-6 Różne produkty spożywcze.

3. Termin
realizacji zamówienia:

Termin realizacji
zamówienia: od 02.01.2026 r. do 31.12.2026 r. z jedoczesnym:

ü jednomiesięcznym
zaprzestaniem dostaw w lipcu 2026 r.

ü ograniczeniem
na ferie zimowe w okresie 02.02.2026 r. do 15.02.2026 r.

ü zmniejszeniem
dostaw w lipcu 2026 r. oraz w dniach 20.12.2026 r. do 31.12.2026 r.

4. Opis sposobu
przygotowywania/sposób składania ofert:

a) Formularz
rzeczowo-cenowy sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego.

b) Wypełniony formularz
ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do
zapytania ofertowego.

c) Treść oferty musi
odpowiadać treści zapytania ofertowego.

d) Ofertę należy złożyć
w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE
(zakładka ogłoszenia/regulaminowe)dostępnej pod adresem:https://umopole.logintrade.net/rejestracja/przetargi.htmlw
wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z przedmiotowym
postępowaniem w jednej z form elektronicznych.

1) Szczegółowe
informacje dotyczące złożenia oferty na platformie znajdują się w instrukcji
dostępnej na stroniehttps://umopole.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html -plik
instrukcji do pobrania pn. „Udział w postępowaniu regulaminowym.”

2) Każda poprawka w
treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie,
uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc, musi być parafowane
przez Wykonawcę (uprawnione do reprezentacji osoba/y, które
podpisały ofertę).

3) Wykonawca przed
upływem terminu składania ofert może dokonać „Aktualizacji oferty”.

4) W toku badania i
oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert, może także wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty (w tym
także formularza rzeczowo-cenowego).

5) Komunikacja z
Wykonawcami odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADEdostępnej
pod adresem:https://umopole.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html w
wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z przedmiotowym
postępowaniem.

6) Zamawiający
zastrzega możliwość zadawania pytań wyłącznie w terminie do 03.11.2025 r. pod
adresem emailkierownik.administracyjny@zsp2opole.pl

7) Zamawiający
poinformuje wyłonionego dostawcę poprzez pocztę email o wygranym postępowaniu.

5. Termin
składania ofert

1) Oferty należy
składać do dnia 12.11.2025 r. do godziny 9:00

2) Oferta złożona po
terminie zostanie odrzucona (nie będzie rozpatrywana).

3) Wykonawca zostanie
wyłoniony do dnia 13.11.2025 r.

4) Umowa zostanie
zawarta do dnia 18.11.2025 r.

6. Opis sposobu
obliczenia ceny

1) Wykonawca
zobowiązany jest skalkulować cenę oferty w oparciu o prawidłowo wypełniony
formularz rzeczowo-cenowy stanowiący opis przedmiotu zamówienia – załącznik
nr 1 do zapytania.

2) Formularz rzeczowo –
cenowy (OPZ) stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, należy
dołączyć do oferty.

3) Cena ofertowa brutto
obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.

4) Stawka podatku VAT
zgodnie z obowiązującymi przepisami (5%, 8% lub 23%).

5) Cena oferty powinna
być wyrażona w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku z odpowiednim zaokrągleniem w dół lub w górę w następujący sposób:

- w dół – jeżeli
kolejna liczba jest mniejsza od 5,

- w górę – jeżeli
kolejna liczba jest większa od 5 lub równa 5.

7. Ocena ofert

1) Zamawiający dokona
oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena ofertowa
– 100 %.

2) Zamawiający
zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji, w szczególności z Wykonawcą, którego oferta jest
najkorzystniejsza.

3) Zamawiający
zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji w przypadku, gdy cena oferowana
brutto przekroczy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie
zamówienia.

4) Zamawiający wyklucza
z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcę, wobec którego
zaistnieją przesłanki do wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z
dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie
przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507).

5) Zamawiający wykluczy
również Wykonawcę, który w latach ubiegłych nienależycie realizował umowę na
dostawy żywności u Zamawiającego, a Zamawiający posiada co najmniej 3 protokoły
dokumentujące ten fakt.

6) Zamawiają wykluczy
także Wykonawcę niedoświadczonego tj. działającego na rynku krócej niż 24 m-ce.

7) Zamawiający poprawia
w ofercie:

a) oczywiste omyłki
pisarskie,

b) oczywiste omyłki
rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c) inne omyłki
polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące
istotnych zmian w treści oferty.

8) Z Wykonawcą, który
złoży ofertę najkorzystniejszą w danym pakiecie, Zamawiający zawrze umowę
której wzór .

9) Jeżeli Wykonawca,
którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia
umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może dokonać ponownego
badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz
wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

8. Warunki
bezwzględne:

Ø Dostawy
będą realizowane przez Wykonawcę na podstawie zleceń telefonicznych z minimum
jednodniowym wyprzedzeniem, bez względu na ilość zapotrzebowanego towaru. Brak
jest limitu ilości dostaw do Zamawiającego.

Ø Ilości
o których mowa w tabeli są orientacyjne, więc w zależności od potrzeb Zlecający
może manewrować dostawą w zakresie rodzaju produktów i ich ilości w terminie
nie później niż 24 godziny przed transportem.

Ø Wszystkie
dostawy oraz towary, opakowania, itp. musza spełniać wymogi HACCP.

Ø Każdy
dostarczony produkt będzie miał minimum trzy miesiące ważności, (z pominięciem
towarów, dla których producent określił krótszy czas) co pozwoli na elastyczne
wykorzystanie dostaw.

Ø Jeśli
na koniec okresu rozliczeniowego zabraknie produktów istnieje możliwość
dokupienia w cenach ustalonych podczas zawierania umowy. Zlecający zastrzega
sobie prawo rezygnacji ze składania zamówień i realizacji dostaw na koniec
okresu rozliczeniowego do nieprzekraczalnej granicy 35% całości zamówienia.

Ø Dostawy
będą realizowane z dowozem i podstawowym rozładunkiem w godzinach pomiędzy
08.00 a 10.00. W szczególnych przypadkach za porozumieniem obu stron, biorąc
pod uwagę specyfikę żywienia dzieci w szkole i przedszkolu, istnieje możliwość
dodatkowego zamówienia lub rezygnacji ze złożonego już zamówienia.

9. Ochrona danych
osobowych

1) Administratorem
Pani/Pana danych osobowych jest Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 2 w Opolu. Dane kontaktowe w
sprawach ochrony danych osobowych, w tym dane Inspektora Ochrony danych
Osobowych dostępne będą pod adresemwww.zsp2opole.pl w
zakładce „kontakt”.

2) Cele przetwarzania /
podstawa prawna / czas przechowywania:

a) Przyjęcie i
rozpatrzenie oferty / art. 6, ust. 1 lit. c) RODO - wypełnienie obowiązku
prawnego ciążącego na administratorze w zw. Ustawą z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych o
wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w Art. 2.1.1) Ustawy – Prawo
Zamówień Publicznych / dane przetwarzane do czasu wyboru najkorzystniejszej
oferty;

b) Archiwizacja danych
/ art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia
obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z ustawą z dnia 14 lipca
1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach / 5 lat od zakończenia
roku;

c) Realizacja umowy z
wybranym oferentem / art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne
do wykonania umowy, której dane dotyczą, przez okres trwania umowy / 5 lat od
zakończenia umowy;

d) Dochodzenie roszczeń
i obrony przed roszczeniami / art. 6 ust. 1 lit. e) RODO - w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks
Cywilny oraz z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych art.
42 ust. 5 / 5 lat od zakończenia roku

3) Odbiorcy danych:
podmioty z którymi administrator zawarł umowy powierzenia

4) Przysługujące Pani/nu
prawa

a) Prawo żądania
dostępu do danych

b) Prawo żądania
sprostowania danych

c) Prawo żądania
usunięcia danych

d) Prawo żądania
ograniczenia przetwarzania

e) Prawo do wniesienia
skargi do organu nadzorczego - Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2,
00-193 Warszawa

5) Obowiązek podania
danych: podanie przez Panią/na danych jest niezbędne do zawarcia umów oraz ich
realizacji.

10. Dodatkowe
informacje

1) Zamawiający może
zmienić treść zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert
zamieszczając na platformie odpowiednią informację o zmianach, która zawierać
będzie co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, a
także opis dokonanych zmian.

2) Zamawiający
przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w
ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

3) Treść pytań
dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami Zamawiającego publikowana
jest w miejscu publikacji zapytania ofertowego.

4) Zamawiający na
podstawie art. 4 ust 3 ustawy z dnia 09.11.2018 r. o elektronicznym
fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub
usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U z 2018, poz. 2191 z późn.
zm.) wyłącza stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych co oznacza,
że Zamawiający nie ma obowiązku przyjmowania od Wykonawcy ustrukturyzowanej
faktury elektronicznej za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania.

5) Zamawiający
przewiduje możliwość unieważnienia na każdym etapie postępowania bez podania
przyczyny oraz w następujących okolicznościach:

a) nie wpłynie żadna
oferta,

b) wszystkie złożone
oferty będą podlegać odrzuceniu (nie spełniają wymagań zapytania)

c) wszyscy Wykonawcy
będą podlegać wykluczeniu,

d) oferta najkorzystniejsza
przewyższy możliwości finansowe Zamawiającego,

e) postępowanie
obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

6) Wszelkich informacji
związanych z przygotowaniem oferty udzieli Marcin Mańka na platformie
Logintrade lub pod adresem emailkierownik.administracyjny@zsp2opole.pl do dnia  03.11.2025 r. godz. 0900

11. Załączniki do
zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 -
Formularz rzeczowo-cenowy stanowiący opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 -
Formularz ofertowy

Załącznik nr 3 - Wzór
umowy

1. Wykorzystujemy platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z wykonawcami.
2. Rejestracja w bazie wykonawców, przeglądanie ogłoszeń oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.
3. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade, zarejestruj się w bazie wykonawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto wykonawcy umożliwia otrzymywanie ogłoszeń od wielu Zamawiających.
4. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.