Szanowni Państwo,

Zwracamy się do Państwa z uprzejmą prośbą o przygotowanie oferty na wykonywanie usługi pomocy prawnej w windykacji należności.

Przedmiotem pomocy prawnej będzie:

1. Przygotowywanie i kierowanie pozwów, i reprezentowanie Zamawiającego przez sądami powszechnymi celem dochodzenia na drodze postępowania sądowego roszczeń pieniężnych,

2. Podejmowanie po uzyskaniu prawomocnego nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności, dodatkowych działań windykacyjnych przewidzianych przepisami prawa zmierzających do odzyskania długu Zamawiającego, celem ograniczenia liczby spraw przekazywanych do egzekucji komorniczej, w szczególności w postaci monitów, wezwań i rozmów z dłużnikami.

3. Przygotowywanie i kierowanie wniosków egzekucyjnych, i reprezentowanie Zamawiającego przed komornikami sądowymi, i innymi organami egzekucyjnymi.

Inne istotne informacje:

· Windykowanymi należnościami będą należności za przewóz i opłaty dodatkowe nałożone tym pasażerom komunikacji miejskiej w Opolu, wobec których stwierdzono brak wniesienia właściwej należności za przewóz lub brak uprawnienia albo brak dokumentów potwierdzających uprawnienia do korzystania z biletu ulgowego lub bezpłatnego oraz za naruszenie przepisów o przewozie osób, rzeczy i zwierząt.

· Wykonawca w sprawach bieżących dotyczących wykonania umowy będzie współpracował z podmiotem wewnętrznym Miasta Opola – Miejskim Zakładem Komunikacyjnym Sp. z o.o., który na mocy odrębnej umowy będzie reprezentował Zamawiającego w czynnościach związanych z realizacją procesu windykacji należności.

· Wykonawca w cyklach tygodniowych będzie przesyłał drogą elektroniczną raporty z podjętych czynności windykacyjno - egzekucyjnych zgodnie z załącznikiem do umowy. Raportowanie będzie następować w sposób narastający. Wykonawca do 10-tego każdego miesiąca przekaże Zamawiającemu listę aktualizacji statusów spraw zmienionych w poprzednim miesiącu.

· Wykonawca zapewni sprawną i dyspozycyjną obsługę spraw. Wykonawca wyznaczy co najmniej jednego opiekuna klienta wraz z podaniem danych kontaktowych, i osobę zastępującą opiekuna klienta. Opiekun klienta będzie odpowiedzialny za kontakty z Zamawiającym i MZK w sprawach operacyjnych związanych z wykonywaniem umowy i nadzorem nad procesem windykacji.

· Umowa będzie zawarta do dnia 31.12.2022 r., przy czym aby zapewnić Wykonawcy czas na realizację działań Zamawiający przewiduje zakończenie przekazywania spraw nowych do dnia 30.06.2021 r.

· Zamawiający jako formę wynagrodzenia przewiduje wynagrodzenie ryczałtowe:

1. Za wniesienie sprawy na drogę sądową,

2. Za dodatkowe działania windykacyjne, jeśli zakończą się spłatą nie mniej niż 80% zasądzonej należności („wynagrodzenie za sukces”)

3. Za wniesienie sprawy na drogę egzekucyjną.

Wykonawcy nie będzie przysługiwać wynagrodzenie za zastępstwo procesowe, zastępstwo w egzekucji i żadna inna forma wynagrodzenia.

· Wynagrodzenie obejmuje prowadzenie sprawy od wniesienia pozwu do uzyskania nakazu zapłaty lub innego rozstrzygnięcia sądowego, z klauzulą wykonalności, i odpowiednio - prowadzenie sprawy od wniesienia wniosku egzekucyjnego do zakończenia postępowania egzekucyjnego przez organ egzekucyjny, przy czym wyłącznie jeżeli wykonanie etapu nastąpi (odpowiednio za faktyczne wniesienie pozwu, lub wniosku egzekucyjnego).

Jeżeli po uzyskaniu tytułu wykonawczego w wyniku dodatkowych działań windykacyjnych podejmowanych przez Wykonawcę, na które przewidziane jest 210 dni, Wykonawca uzyska dla Zamawiającego wpłaty od dłużnika w wysokości nie mniejszej niż 80% zasądzonych należności, otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe „za sukces” (odrębnie dla każdej sprawy). W tym przypadku skierowanie sprawy do komornika zależy od decyzji Zamawiającego, a jeżeli nie nastąpi, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za skierowanie wniosku egzekucyjnego. W tym rozumieniu wynagrodzenia te są w stosunku do siebie alternatywne, rozłączne.

· Termin wystawienia faktury z raportem z działań: do 7 dnia miesiąca następnego, za czynności wykonane w miesiącu poprzednim.

· Termin zapłaty: do 14 dni od dnia wpływu prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego.

· Wykonawca (pełnomocnik) będzie samodzielnie uiszczał w imieniu Zamawiającego (powoda) koszty sądowe i egzekucyjne, z wykorzystaniem środków przekazanych mu na ten cel przez Zamawiającego. Szczegóły procesu rozliczeń zawiera projekt umowy.

Dane istotne do wyceny oferty przez oferentów:

· Zamawiający zakłada, że po rozpoczęciu obowiązywania umowy przekaże do realizacji do 2000 spraw – jest to wartość maksymalna, przy czym początkowe pakiety w liczbie do 700 spraw, a kolejne sukcesywnie. Możliwe jest też podzielenie pakietu wstępnego na mniejsze części.

· Wynagrodzenie faktyczne będzie przysługiwać wyłącznie za wykonane czynności, zgodnie z projektem umowy. Liczba przekazanych i realizowanych w poszczególnych etapach spraw może być niższa niż szacunkowa, na skutek w szczególności spłat długu przez zobowiązanych, lub innych zdarzeń faktycznych. Z tytułu mniejszej niż zakładanej realizacji spraw Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

Zamawiający przewiduje przekazywanie Wykonawcy wykazu spraw wraz z niezbędnymi danymi do wszczęcia postępowań drogą elektroniczną, oraz jeśli niezbędne - skany dokumentów, a jedynie w razie konieczności – dokumenty papierowe, fizyczne. Format elektroniczny może być w miarę możliwości technicznych Zamawiającego dopasowany do potrzeb Wykonawcy.

Dokumenty papierowe – jeśli okażą się niezbędne - będą przekazywane w siedzibie Miejskiego Zakładu Komunikacyjnego Sp. z o.o., lub w siedzibie Zamawiającego – o miejscu przekazywania dokumentów decyduje Zamawiający. W przypadku możliwości wykorzystania skanów dokumentów, będzie to preferowana metoda ich udostępniania.

Z uwagi na masowość procesu Zamawiający oczekuje od potencjalnych Wykonawców stosowania elektronicznego postępowania upominawczego (EPU) przed „e-sądem” jako podstawowej formy dochodzenia roszczeń pieniężnych w imieniu Zamawiającego, oraz prowadzenia spraw w zwykłym trybie w przypadku ich skierowania przez sąd do rozpatrzenia w zwykłym trybie.

Kryteria wyboru:

1. Cena brutto (z podatkiem VAT) za świadczenie usługi – 80 % (C)

2. Doświadczenie – 20% (D)

Zamawiający dokona oceny ofert w zakresie powyższych kryteriów. W tym celu przeprowadzona zostanie ocena każdej oferty. Zamawiający dokona weryfikacji oraz przypisania punktów dla poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz wyliczy Łączną ocenę punktową oferty (P) według następującego wzoru:

P = C + D, gdzie:

· C – oznacza liczbę punktów przyznaną w ramach kryterium Cena za świadczenie usługi;

· D– oznacza liczbę punktów przyznaną w ramach kryterium Doświadczenie.

Cena oceniana będzie w sposób punktowy:

C = ( Cw_min / Cw_of ) x 80 % x 100

Gdzie:

· Cw_min – najniższa zaoferowana cena ważona brutto (z podatkiem VAT) wśród złożonych nie odrzuconych ofert

· Cw_of – cena ważona brutto (z podatkiem VAT) oferty ocenianej.

Cena ważona brutto z podatkiem VAT (Cw) na potrzeby oceny ustalana będzie dla każdej z ofert wg wzoru:

Cw = C1 + 30 % x C2 + 70 % x C3

Gdzie:

C1 – cena za wniesienie sprawy na drogę sądową

C2 – cena za dodatkowe działania windykacyjne, jeśli zakończą się spłatą nie mniej niż 80% zasądzonej należności („wynagrodzenie za sukces”)

C3 – cena za wniesienie sprawy na drogę egzekucyjną.

Zamawiający odrzuci oferty z ceną C2 wyższą niż najniższa wartość kosztów zastępstwa procesowego w elektronicznym postępowaniu wykonawczym, to jest wyższą niż 60 zł.

Doświadczenie oceniane będzie w sposób punktowy:

Minimalna liczba punktów przy uwzględnieniu kryteriów formalnych 1 pkt, maksymalna 20 pkt.

Wykonawca otrzymuje 1 punkt za każde pełne 1000 prowadzonych spraw windykacyjnych. Za sprawę windykacyjną rozumie się sprawę, dla której Wykonawca w 2019 r. wniósł pozew o zapłatę w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Liczbę spraw windykacyjnych do celu oceny niniejszego kryterium przedstawia w oświadczeniu. Oświadczenie w oryginale winno być dostarczone do Zamawiającego przed podpisaniem umowy.

Kryteria formalne:

1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia przewidziane prawem powszechnym do wykonywania określonej w przedmiocie zamówienia działalności, i umożliwiające mu reprezentowanie zamawiającego przed sądami powszechnymi i organami egzekucyjnymi.

2. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie. Minimalne doświadczenie określane jest jako prowadzenie nie mniej jak 1000 spraw windykacyjnych rocznie wg kryteriów określonych w zasadach wyboru ofert.

3. Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez potencjał techniczny rozumie się zdolność do przyjęcia od Zamawiającego danych w postaci elektronicznej oraz zdolność prowadzenia masowej windykacji w ramach elektronicznego postępowania upominawczego, wraz ze zdolnością do bieżącego ewidencjonowania zdarzeń i stanu spraw i bieżącego raportowania Zamawiającemu ich stanu. Przez dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia rozumie się osoby uprawnione do reprezentowania Zamawiającego przed sądami i organami egzekucyjnymi w ramach udzielonych przez Zamawiającego pełnomocnictw, oraz osoby zapewniające po stronie Wykonawcy stałą obsługę procesu windykacji, rejestrowanie spraw i ich stanu, oraz opiekę nad klientem, w szczególności przez bieżący kontakt roboczy z Zamawiającym i dwustronną wymianę informacji o zmianie statusu spraw windykacyjnych.

4. Na potrzeby realizacji usługi zostanie sporządzona oraz podpisana umowa, której wzór wraz z załącznikami jest dołączony do zapytania ofertowego. Zamawiający może zgodzić się na ewentualne proponowane przez Wykonawcę zmiany w treści projektu umowy, jeżeli nie naruszą one istotnych dla Zamawiającego postanowień zawartych w projekcie. Ponadto zawarta będzie odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Informacje końcowe:

· Na potrzeby ustalenia wartości maksymalnej wynagrodzenia umownego określonej w §12 ust 6 projektu umowy przyjmuje się, że dla przewidywanych 2000 spraw 100% zostanie skierowane do sądu i objęte wynagrodzeniem za wniesienie pozwu (C1), 30% zostanie spłaconych przez dłużników w zakresie uprawniającym Wykonawcę do wynagrodzenia „za sukces” (C2) a 70% będzie skierowanych do komornika i objętych wynagrodzeniem za wniesienie wniosku egzekucyjnego (C3).

· Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych - postępowanie jest prowadzone w trybie art. 4 ustawy PZP – do 30.000 euro.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Ewentualne pytania można zadawać na adres mailowy fk@um.opole.pl

Aktualizacja [04.06.2020 r.]:

Celem uniknięcia wątpliwości co do zasad postępowania Wykonawcy i  wysokości należnego wynagrodzenia w przypadku złożenia przez pozwanego sprzeciwu do nakazu zapłaty w EPU, w kontekście przepisu art 505[36] i art 505[37] k.p.c. Zamawiający informuje, co następuje.

W sytuacji gdy pozwany złoży sprzeciw do nakazu zapłaty wydanego w EPU Zamawiający jest zobowiązany do złożenia pozwu w postępowaniu zwykłym, w myśl art. 505[37] k.p.c., za co nie przysługuje odrębne wynagrodzenie. Należy skalkulować konieczność reprezentowania Zamawiającego w trybie zwykłym w ramach ceny za złożenie pozwu (par 12 ust 1 pkt a). Jednocześnie informuję, że według posiadanych statystyk windykacji, z EPU na postępowanie zwykłe kierowane jest ok. 7% spraw.