Opole, dnia 08.11.2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

postępowanie regulaminowe

Dotyczy sukcesywnych dostaw produktów spożywczych w ramach zamówienia do 130 000 zł, realizowanego poza ustawą Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1320 z późn. zm.)

1. Zamawiający

Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 2 w Opolu

45-558 Opole

ul. Zofii Nałkowskiej 16

tel.774542867 / 573559558

email: sekretariat@zsp2opole.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Nazwa zamówienia: „Sukcesywne dostawy artykułów spożywczych na potrzeby przygotowywania posiłków wZespole Szkolno – Przedszkolnym nr 2 w Opolu”.

2) Pakiet podstawowy - artykuły spożywcze.

3) Opis przedmiotu zamówienia zawierający wykaz rzeczowo-ilościowy zawarty został wzałączniku nr 1 do niniejszego zapytania.

4) Proszę o składanie ofert kompletnych – wszystkie wymienione produkty z uwzględnieniem elastycznych dostaw.

5) Wspólny Słownik Zamówień CPV:15800000-6 Różne produkty spożywcze.

3. Termin realizacji zamówienia:

Termin realizacji zamówienia: od 02.01.2025 r. do 31.12.2025 r. z jedoczesnym:

ü jednomiesięcznym zaprzestaniem dostaw w sierpniu 2025 r.

ü ograniczeniem na ferie zimowe w okresie 03.02.2025 r. do 16.02.2025 r.

ü zmniejszeniem dostaw w lipcu 2025 r. oraz w dniach 20.12.2024 r. do 31.12.2025 r.

4. Opis sposobu przygotowywania/sposób składania ofert:

a) Formularz rzeczowo-cenowy sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

b) Wypełniony formularz ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

c) Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.

d) Ofertę należyzłożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowejLOGINTRADE (zakładka ogłoszenia/regulaminowe)dostępnej pod adresem:https://umopole.logintrade.net/rejestracja/przetargi.htmlw wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z przedmiotowym postępowaniem w jednej z form elektronicznych.

1) Szczegółowe informacje dotyczące złożenia oferty na platformie znajdują się w instrukcji dostępnej na stroniehttps://umopole.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html -plik instrukcji do pobrania pn. „Udział w postępowaniu regulaminowym.”

2) Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc, musi być parafowane przez Wykonawcę (uprawnione do reprezentacji osoba/y, które podpisały ofertę).

3) Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonać „Aktualizacji oferty”.

4) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, może także wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty (w tym także formularza rzeczowo-cenowego).

5) Komunikacja z Wykonawcami odbywa się wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE dostępnej pod adresem:https://umopole.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z przedmiotowym postępowaniem.

6) Zamawiający zastrzega możliwość zadawania pytań wyłącznie w terminie 25.11.2024 r. – 05.12.2024 r.

7) Zamawiający poinformuje wyłonionego dostawcę poprzez pocztę email o wygranym postępowaniu.

5. Termin składania ofert

1) Oferty należy składać do dnia 09.12.2024 r. do godziny 9:00

2) Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona (nie będzie rozpatrywana).

3) Wykonawca zostanie wyłoniony do dnia 11.12.2024 r.

4) Umowa zostanie zawarta do dnia 17.12.2024 r.

5)  Zapytania proszę składać w terminie 25.11.2024 r. do 06.12.2024 r. lub w ograniczonym zakresie od dnia 08.11.2024 r. pod adresem emailkierownik.administracyjny@zsp2opole.pl

6. Opis sposobu obliczenia ceny

1) Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę oferty w oparciu o prawidłowo wypełniony formularz rzeczowo-cenowy stanowiący opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do zapytania.

2) Formularz rzeczowo – cenowy (OPZ) stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, należy dołączyć do oferty.

3) Cena ofertowa brutto obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.

4) Stawka podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (5%, 8% lub 23%).

5) Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku z odpowiednim zaokrągleniem w dół lub w górę w następujący sposób:

- w dół – jeżeli kolejna liczba jest mniejsza od 5,

- w górę – jeżeli kolejna liczba jest większa od 5 lub równa 5.

7. Ocena ofert

1) Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena ofertowa – 100 %.

2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji, w szczególności z Wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji w przypadku, gdy cena oferowana brutto przekroczy kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

4) Zamawiający wyklucza z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcę, wobec którego zaistnieją przesłanki do wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507).

5) Zamawiający wykluczy również Wykonawcę, który w latach ubiegłych nienależycie realizował umowę na dostawy żywności u Zamawiającego, a Zamawiający posiada co najmniej 3 protokoły dokumentujące ten fakt.

6) Zamawiają wykluczy także Wykonawcę niedoświadczonego tj. działającego na rynku krócej niż 24 m-ce.

7) Zamawiający poprawia w ofercie:

a) oczywiste omyłki pisarskie,

b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

8) Z Wykonawcą, który złoży ofertę najkorzystniejszą w danym pakiecie, Zamawiający zawrze umowę której wzór .

9) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

8. Warunki bezwzględne:

Ø Dostawy będą realizowane przez Wykonawcę na podstawie zleceń telefonicznych z minimum jednodniowym wyprzedzeniem,bez względu na ilość zapotrzebowanego towaru. Brak jest limitu ilości dostaw do Zamawiającego.

Ø Ilości o których mowa w tabeli są orientacyjne, więc w zależności od potrzeb Zlecający może manewrować dostawą w zakresie rodzaju produktów i ich ilości w terminie nie później niż 24 godziny przed transportem.

Ø Wszystkie dostawy oraz towary, opakowania, itp. musza spełniać wymogi HACCP.

Ø Każdy dostarczony produkt będzie miał minimum trzy miesiące ważności, (z pominięciem towarów, dla których producent określił krótszy czas) co pozwoli na elastyczne wykorzystanie dostaw.

Ø Jeśli na koniec okresu rozliczeniowego zabraknie produktów istnieje możliwość dokupienia w cenach ustalonych podczas zawierania umowy. Zlecający zastrzega sobie prawo rezygnacji ze składania zamówień i realizacji dostaw na koniec okresu rozliczeniowego do nieprzekraczalnej granicy 35% całości zamówienia.

Ø Dostawy będą realizowane z dowozem i podstawowym rozładunkiem w godzinach pomiędzy 08.00 a 10.00. W szczególnych przypadkach za porozumieniem obu stron, biorąc pod uwagę specyfikę żywienia dzieci w szkole i przedszkolu, istnieje możliwość dodatkowego zamówienia lub rezygnacji ze złożonego już zamówienia.

9. Ochrona danych osobowych

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 2 w Opolu. Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych osobowych, w tym dane Inspektora Ochrony danych Osobowych dostępne będą pod adresemwww.zsp2opole.pl w zakładce „kontakt”.

2) Cele przetwarzania / podstawa prawna / czas przechowywania:

a) Przyjęcie i rozpatrzenie oferty / art. 6, ust. 1 lit. c) RODO - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. Ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w Art. 2.1.1) Ustawy – Prawo Zamówień Publicznych / dane przetwarzane do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty;

b) Archiwizacja danych / art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach / 5 lat od zakończenia roku;

c) Realizacja umowy z wybranym oferentem / art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której dane dotyczą, przez okres trwania umowy / 5 lat od zakończenia umowy;

d) Dochodzenie roszczeń i obrony przed roszczeniami / art. 6 ust. 1 lit. e) RODO - w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny oraz z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych art. 42 ust. 5 / 5 lat od zakończenia roku

3) Odbiorcy danych: podmioty z którymi administrator zawarł umowy powierzenia

4) Przysługujące Pani/nu prawa

a) Prawo żądania dostępu do danych

b) Prawo żądania sprostowania danych

c) Prawo żądania usunięcia danych

d) Prawo żądania ograniczenia przetwarzania

e) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

5) Obowiązek podania danych: podanie przez Panią/na danych jest niezbędne do zawarcia umów oraz ich realizacji.

10. Dodatkowe informacje

1) Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert zamieszczając na platformie odpowiednią informację o zmianach, która zawierać będzie co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, a także opis dokonanych zmian.

2) Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

3) Treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami Zamawiającego publikowana jest w miejscu publikacji zapytania ofertowego.

4) Zamawiający na podstawie art. 4 ust 3 ustawy z dnia 09.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U z 2018, poz. 2191 z późn. zm.) wyłącza stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych co oznacza, że Zamawiający nie ma obowiązku przyjmowania od Wykonawcy ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania.

5) Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny oraz w następujących okolicznościach:

a) nie wpłynie żadna oferta,

b) wszystkie złożone oferty będą podlegać odrzuceniu (nie spełniają wymagań zapytania)

c) wszyscy Wykonawcy będą podlegać wykluczeniu,

d) oferta najkorzystniejsza przewyższy możliwości finansowe Zamawiającego,

e) postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

6) Wszelkich informacji związanych z przygotowaniem oferty udzieli Marcin Mańka na platformie Logintrade (zakładka pytania wykonawców) w terminie 25.11.2024 r. do 06.12.2024 r. lub w ograniczonym zakresie od dnia 08.11.2024 r. pod adresem emailkierownik.administracyjny@zsp2opole.pl

11. Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 - Formularz rzeczowo-cenowy stanowiący opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 3 - Wzór umowy