Zapytanie ofertowe

Na podstawie § 2 ust. 2 i § 4 Zarządzenia OR-I.0050.631.2020 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości niższej od wartości zamówień objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych
w Urzędzie Miasta Opola, zwracam się z zapytaniem ofertowym o cenę niżej wymienionej usługi:

Zamawiający: Miasto Opole, Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa

Przedmiot zamówienia: Utrzymanie mobilnych łąk kwietnych

Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy do 31.12.2023 r.

Istotne warunki zamówienia:

1. Zadanie obejmuje utrzymanie mobilnych łąk kwietnych na terenach miejskich w Opolu, w tym:

- utrzymanie i konserwację 106 szt. donic oraz 12 szt. siedzisk, w tym: malowanie i impregnacja (lakierobejcą o barwie „tik”), mycie, drobne naprawy (w zakresie bezpieczeństwa i stabilności donic), zabezpieczanie drewna preparatami grzybobójczymi (w przypadku stwierdzenia konieczności),

- oczyszczanie donic i ich najbliższej okolicy z odpadów;

- utrzymanie i pielęgnację roślin w okresie wegetacyjnym, w tym: podlewanie, plewienie, nawożenie, przycinanie, wymianę roślin obumarłych, wykonywanie oprysku, dosadzanie roślin skradzionych itd. (przez cały okres trwania umowy);

- uzupełnienie donic ziemią urodzajną/ogrodową oraz nasadzenie roślin w 20 donicach, zgodnie z Załącznikiem nr 1, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym;

- zabezpieczenie roślin i donic w okresie pozawegetacyjnym (listopad-grudzień) w sposób gwarantujący zachowanie ich żywotności oraz zdjęcie okrywy po okresie zimowym (marzec);

- przestawianie i transport łąk kwietnych na zlecenie Zamawiającego (w obrębie granic administracyjnych miasta Opola) – maksymalny dystans w skali roku – do 100 km.

2. Nasadzony materiał roślinny musi spełniać wymagania i parametry określone w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Dopuszcza się zmianę parametrów materiału roślinnego po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.

3. Zamawiający dopuszcza zmianę ok. 10% składu gatunkowego przewidzianych w projekcie roślin, w przypadku braku ich dostępności, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.

4. Przez okres obowiązywania umowy (tj. do 31.12.2023 r.) Wykonawca zobowiązany jest do nadzoru czystości donic i właściwej pielęgnacji roślin, celem zachowania właściwego wyglądu mobilnych łąk kwietnych i zapewnienia ich estetyki. Wszelkie prace pielęgnacyjne roślin oraz oczyszczanie donic musi być wykonywane na bieżąco, z należytą starannością, dla zachowania właściwego wyglądu mobilnych łąk kwietnych.

5. W razie stwierdzenia konieczności, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia Wykonawcy dodatkowych prac pielęgnacyjnych roślin, w ramach kwoty oferty złożonej przez Zamawiającego.

6. Materiał do drobnych napraw donic, środek do malowania i impregnacji, preparat grzybobójczy, wodę, nawozy, opryski, materiał roślinny oraz pozostałe wyposażenie potrzebne do prawidłowego utrzymania donic oraz pielęgnacji roślin zapewnia Wykonawca, w ramach kwoty złożonej oferty.

7. Na wykonanie koniecznych prac remontowych, Wykonawca udzieli 24-miesięcznej gwarancji, a na nasadzony materiał roślinny gwarancji na okres od posadzenia do końca sezonu wegetacyjnego.

8. W przypadku planowanej imprezy na terenie, gdzie ustawione są donice, Wykonawca na zlecenie Zamawiającego jest zobowiązany do przesunięcia lub przetransportowania donic w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego oraz do ustawienia ich w pierwotne miejsce, po jej zakończeniu.

9. Od zgłoszenia Zamawiającego o konieczności przestawienia lub przetransportowania mobilnych donic, Wykonawca ma obowiązek przystąpienia do wykonywania prac związanych z ich relokacją w ciągu maksymalnie 12 godzin. Przesunięcie donic w wyznaczone przez Zamawiającego miejsce, musi zostać zakończone w ciągu maksymalnie 24 godzin od zgłoszenia Zamawiającego.

10. Wykonawca zobowiązany jest do przesunięcia i transportu donic własnym sprzętem oraz w ramach kwoty określonej w ofercie, przy uwzględnieniu warunków i ograniczeń nawierzchni terenów (nośność podłoża do 3,5 tony).

11. Przez okres obowiązywania umowy, w terminie 5 dni od zakończenia miesiąca Zamawiający będzie dokonywać odbioru utrzymania mobilnych łąk kwietnych oraz typowania prac koniecznych do wykonania w ramach utrzymania.

12. Płatność za wykonywanie usługi będzie wypłacana ryczałtem za każdy miesiąc obowiązywania umowy.

13. W przypadku stwierdzenia w trakcie miesiąca nieprawidłowości związanych z pielęgnacją roślin lub utrzymaniem czystości donic oraz braku wykonania koniecznych prac w dniu zgłoszenia tego faktu przez Zamawiającego, Zamawiający zmniejszy kwotę ryczałtu w danym miesiącu proporcjonalnie o 1/28, 1/30 lub 1/31 kwoty za każdy dzień, w którym stwierdzi ww. nieprawidłowości. W przypadku zaistnienia ww. sytuacji Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie lub mailowo.

14. Kryterium oceny ofert: cena brutto – 100 %.

15. W ofercie należy podać cenę brutto zadania łącznie (cena netto + podatek VAT) za wykonanie całego przedmiotu zapytania , sporządzonej na „Formularzu ofertowym” (Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania). Z nadesłanych ofert zastanie wybrana oferta najkorzystniejsza, spełniająca warunki zapytania oraz zawierająca stosowne oświadczenia.

16. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena powinna obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia, w tym również wszelkie koszty towarzyszące zadaniu, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.

17. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał doświadczenie w sadzeniu i pielęgnacji roślin, a także posiadał sprzęt techniczny i transportowy umożliwiający przewożenie mobilnych łąk kwietnych (zalecane posiadanie samochodu skrzyniowego lub innego, przeznaczonego do transportu donic oraz wózka widłowego i wózka paletowego, z uwagi na wagę donic – 1 donica = ok. 500 kg). Dodatkowo Zamawiający wymaga, aby w razie konieczności przestawienia lub transportu łąk, Wykonawca przystąpił do wykonania zlecenia w ciągu maksymalnie 12 godzin od jego przekazania. Stosowne oświadczenia należy złożyć w „Formularzu ofertowym” stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania stosownych referencji na każdym etapie postępowania.

18. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia faktury w ciągu 7 dniu od daty odbioru za każdy miesiąc obowiązywania umowy oraz najpóźniej w terminie do 15 grudnia 2023 r. za utrzymanie mobilnych łąk kwietnych w miesiącu grudniu.

19. Wynagrodzenie zostanie zapłacone przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie nie przekraczającym 21 dni
od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury wraz z zatwierdzonym protokołem odbioru wykonania usługi.

20. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych.

21. Zapytanie o udzielenie zamówienia może zostać unieważnione na każdym etapie postępowania, bez możliwości żądania odszkodowania przez Wykonawcę, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

22. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli
na platformie nie załączono „Formularza ofertowego”.

23. Pytania można zadawać jedynie poprzez platformę zakupową LoginTrade.

24. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

Osobami do kontaktu w przedmiotowym postepowaniu są: P. Aleksandra Świerkosz tel. 77 54 17 509,
mail: aleksandra.swierkosz@um.opole.pl, P. Katarzyna Noszczyk tel. 77 54 17 508 , mail: katarzyna.noszczyk@um.opole.pl

Sposób przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić za pomocą szablonu platformy zakupowej miasta Opola oraz dołączyć wymagany „Formularz ofertowy” - załącznik nr 2

Miejsce i termin złożenia ofert: Ofertę należy złożyć do dnia 27.01.2023 r. do godziny 10⁰⁰ na platformie LOGINTRADE.